Prontuário das máquinas na NR-12: o que a norma exige

Prontuário das máquinas NR-12 é uma expressão conhecida nas indústrias, mas esse nome não aparece no texto vigente da norma. Desde a reestruturação promovida pela Portaria SEPRT nº 916, de 30 de julho de 2019, o antigo item sobre inventário de máquinas deixou de existir. Mesmo assim, empresas continuam comprando um documento chamado prontuário como se ele, sozinho, comprovasse o atendimento à NR-12.

Esse erro aparece com frequência em fábricas de Sorocaba e região. A empresa recebe uma pasta com fotografias, tabelas e uma ART, arquiva o material e acredita que resolveu o problema. Porém, a NR-12 vigente, cuja última alteração ocorreu pela Portaria MTE nº 344, de 21 de março de 2024, cobra documentos específicos ligados às máquinas, aos riscos, aos sistemas de segurança, à manutenção, aos procedimentos e à capacitação dos trabalhadores.

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O que a NR-12 diz de fato sobre documentação

A norma não reúne todas as obrigações documentais sob o título de prontuário. Elas estão distribuídas por diferentes capítulos. Por isso, a verificação precisa acompanhar a realidade de cada máquina e de cada atividade executada no chão de fábrica.

O item 12.18.1 determina que o empregador mantenha à disposição da Auditoria-Fiscal do Trabalho uma relação atualizada das máquinas e equipamentos. O item 12.18.2 determina que toda a documentação referida na NR-12 fique disponível para a CIPA ou CIPAMIN, para os sindicatos representantes da categoria e para a Auditoria-Fiscal do Trabalho.

Há outras exigências objetivas. Os itens 12.13.1 e 12.13.2 tratam do manual do fabricante em língua portuguesa e das informações de segurança. O item 12.11.2 exige o registro das manutenções. O item 12.14.1 exige procedimentos de trabalho e segurança elaborados a partir da apreciação de riscos. Os itens 12.16.1, 12.16.2 e 12.16.3 tratam da capacitação do trabalhador antes de assumir a função, sem custo para ele e durante a jornada.

Portanto, uma pasta única pode ser usada pela empresa para organizar esses registros. O problema começa quando o nome dado à pasta substitui a análise do conteúdo. Um prontuário comercialmente oferecido pode estar completo, incompleto ou conter documentos que nem correspondem às máquinas instaladas.

O que caiu em 2019 e o que permaneceu obrigatório

A Portaria SEPRT nº 916, de 30 de julho de 2019, reestruturou a NR-12. O antigo item que tratava do inventário de máquinas foi retirado. A numeração antiga não deve ser apresentada como se ainda fizesse parte do texto vigente.

Isso não eliminou a obrigação de conhecer o parque fabril. O item 12.18.1 passou a exigir uma relação atualizada das máquinas e equipamentos. Na prática, a indústria precisa saber quais máquinas possui e manter essa informação atualizada para apresentação à fiscalização.

Também permaneceram as obrigações relacionadas aos manuais, registros de manutenção, procedimentos, apreciação de riscos, capacitação e documentação técnica dos sistemas de segurança. A mudança de redação retirou uma denominação antiga, mas não transformou a NR-12 em uma norma sem registros.

Para uma indústria de Sorocaba, Votorantim, Itu, Campinas ou Jundiaí, a pergunta correta deixou de ser “temos um prontuário?”. A verificação deve identificar se cada obrigação aplicável está documentada, atualizada e coerente com o equipamento encontrado na produção.

Relação de máquinas, manuais e sistemas de segurança

A relação exigida pelo item 12.18.1 deve permanecer atualizada. Se uma máquina foi instalada, transferida, retirada de operação ou substituída, o controle interno precisa acompanhar a mudança. Uma lista antiga, que inclui equipamentos vendidos e ignora máquinas novas, não representa o parque fabril existente.

Para os manuais, os itens 12.13.1 e 12.13.2 determinam que as máquinas possuam manual do fabricante em língua portuguesa, com informações relativas à segurança em todas as fases de utilização. O conteúdo mínimo está definido nas alíneas “a” a “j” do item 12.13.4. Não basta apresentar um catálogo comercial, uma página de especificações ou um conjunto de desenhos sem instruções de segurança.

Quando o manual não existe ou foi extraviado, o item 12.13.5 determina sua reconstituição pelo empregador ou por pessoa designada. O trabalho deve ocorrer sob responsabilidade de profissional qualificado ou legalmente habilitado. Isso é comum em máquinas antigas, reformadas, importadas ou adquiridas sem a documentação original.

Existe uma condição específica para microempresas e empresas de pequeno porte. Conforme o item 12.13.5.3, quando a máquina foi fabricada antes de 24 de junho de 2012 e não possui manual, pode ser elaborada uma ficha de informação com o conteúdo das alíneas “a” a “f”. Essa possibilidade não deve ser aplicada automaticamente a qualquer empresa ou equipamento.

A parte técnica dos sistemas de segurança também exige atenção. Segundo o item 12.5.2, alínea “b”, esses sistemas devem estar sob responsabilidade técnica de profissional legalmente habilitado. Pelo item 12.5.17, conforme o risco, poderá ser exigido projeto, diagrama ou representação esquemática dos sistemas de segurança, com especificações técnicas em português e elaboração por profissional legalmente habilitado.

Manutenção, procedimentos e inspeção do operador

O item 12.11.1 determina que as manutenções sejam realizadas na forma e na periodicidade estabelecidas pelo fabricante, por profissional legalmente habilitado ou qualificado. Quando a máquina não possui manual, a reconstituição prevista no item 12.13.5 passa a ter relação direta com o planejamento seguro das intervenções.

O registro é obrigatório pelo item 12.11.2. Ele pode ser mantido em livro próprio, ficha ou sistema informatizado. Deve informar as intervenções realizadas, a data, o serviço executado, as peças reparadas ou substituídas, as condições de segurança do equipamento, a indicação conclusiva sobre as condições de segurança da máquina e o nome do responsável pela execução.

Conforme o item 12.11.2.1, esses registros devem ficar disponíveis aos trabalhadores envolvidos na operação, manutenção e reparos, à CIPA, ao SESMT e à Auditoria-Fiscal do Trabalho. Ordens de serviço genéricas, sem identificação do equipamento ou conclusão sobre suas condições de segurança, podem não conter tudo o que o item exige.

Já o item 12.14.1 determina que os procedimentos de trabalho e segurança sejam específicos, padronizados e elaborados a partir da apreciação de riscos. Um procedimento copiado de outra máquina pode ignorar pontos de esmagamento, movimentos perigosos, energias armazenadas e formas de intervenção presentes no equipamento real.

No início de cada turno ou depois de uma nova preparação da máquina, o operador deve fazer a inspeção rotineira das condições de operacionalidade e segurança, conforme o item 12.14.2. O item 12.14.2.1 esclarece que essa inspeção não precisa ser registrada em livro, ficha ou sistema informatizado. Criar um formulário pode ser uma escolha de gestão, mas não deve ser apresentado como registro obrigatório desse item.

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Fiscalização, disponibilidade dos documentos e NR-28

Em uma fiscalização, a documentação precisa corresponder à máquina instalada. A relação atualizada do item 12.18.1 permite identificar o parque fabril. Os manuais mostram as orientações de utilização e segurança. Os registros de manutenção demonstram o histórico das intervenções. A apreciação de riscos sustenta os procedimentos e as soluções adotadas. Projetos, diagramas e representações esquemáticas podem ser necessários para compreender os sistemas de segurança.

A disponibilidade também faz parte da exigência. Pelo item 12.18.2, a documentação referida na NR deve estar acessível à CIPA ou CIPAMIN, aos sindicatos representantes da categoria e à Auditoria-Fiscal do Trabalho. Guardar arquivos em local desconhecido, depender de um fornecedor externo para localizá-los ou apresentar versões diferentes do equipamento atual cria dificuldade no momento da verificação.

Outro ponto é a capacitação. Os itens 12.16.1, 12.16.2 e 12.16.3 exigem que ela ocorra antes de o trabalhador assumir a função, seja fornecida sem custo e aconteça durante a jornada de trabalho. Adequar fisicamente a máquina não substitui o preparo das pessoas que operam, limpam ou intervêm no equipamento.

As penalidades seguem a NR-28. O Anexo I cruza o grau da infração, de 1 a 4, com a faixa correspondente ao número de empregados. Grande parte dos itens relacionados aos sistemas de segurança da NR-12 está classificada no grau 4, o maior da tabela. A NR-28 foi alterada pela Portaria MTE nº 104, de 29 de janeiro de 2026. Como os valores do Anexo I estão expressos em BTN, não é correto divulgar uma multa fixa em reais sem o enquadramento aplicável.

A NR-12 também não estabelece um prazo geral de cinco anos para arquivar toda a documentação. Esse prazo mínimo aparece no Anexo XII, relativo a equipamentos de guindar para elevação de pessoas, e vale para a documentação prevista naquele anexo. Para os demais registros, não se deve criar uma validade ou um período geral que a norma não fixou.

Como a Regimec resolve a documentação de máquinas em Sorocaba e região

A Regimec Engenharia parte do levantamento das máquinas existentes e compara o que está no chão de fábrica com os documentos disponíveis. O trabalho pode envolver a organização da relação atualizada, avaliação dos manuais, reconstituição documental quando aplicável, apreciação de riscos, procedimentos, registros de manutenção e documentação técnica dos sistemas de segurança.

O diagnóstico mostra o que existe, o que precisa ser corrigido e quais atividades exigem responsabilidade de profissional legalmente habilitado. Essa análise também reduz a exposição a uma possível multa e autuação por NR-12, pois permite tratar primeiro as situações de maior risco e os documentos diretamente ligados às medidas de proteção.

Nas indústrias de Sorocaba e região, a regularização precisa envolver máquinas e pessoas. Por isso, o plano documental deve ser combinado com o treinamento NR-12 para operadores, respeitando a função exercida, os riscos do equipamento e o momento correto da capacitação.

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Perguntas frequentes sobre prontuário das máquinas NR-12

O prontuário das máquinas é obrigatório na NR-12?

Não, a NR-12 vigente não exige um documento com o nome “prontuário das máquinas”. A expressão não aparece no texto atual. Porém, a norma exige uma relação atualizada das máquinas, manuais, registros de manutenção, procedimentos, capacitação e, conforme o risco, documentação técnica dos sistemas de segurança. Uma pasta chamada prontuário só tem utilidade se reunir corretamente os documentos aplicáveis.

O que a NR-12 exige no lugar do antigo inventário de máquinas?

A NR-12 exige uma relação atualizada das máquinas e equipamentos. Essa obrigação está no item 12.18.1, que determina que o empregador mantenha a relação à disposição da Auditoria-Fiscal do Trabalho. O antigo item sobre inventário foi retirado na reestruturação de 2019, mas a empresa continua obrigada a manter o controle atualizado do parque fabril.

Qual documentação de máquinas o auditor fiscal do trabalho pede na visita?

A fiscalização pode verificar os documentos exigidos pelos itens aplicáveis da NR-12. Entre eles estão a relação atualizada das máquinas, os manuais em português, os registros de manutenção, os procedimentos elaborados com base na apreciação de riscos, os documentos de capacitação e, conforme o risco, projetos, diagramas ou representações esquemáticas dos sistemas de segurança.

Quem pode assinar a documentação técnica das máquinas?

A responsabilidade depende do tipo de documento e da exigência aplicável. O item 12.5.2, alínea “b”, coloca os sistemas de segurança sob responsabilidade técnica de profissional legalmente habilitado. O item 12.5.17 também exige esse profissional para projetos, diagramas ou representações esquemáticas quando necessários. Na reconstituição do manual, o item 12.13.5 admite profissional qualificado ou legalmente habilitado.

Máquina antiga sem manual do fabricante pode continuar operando?

A ausência do manual exige regularização documental antes de ser tratada como situação resolvida. Pelo item 12.13.5, o manual inexistente ou extraviado deve ser reconstituído pelo empregador ou pessoa designada, sob responsabilidade de profissional qualificado ou legalmente habilitado. Para determinadas microempresas e empresas de pequeno porte, o item 12.13.5.3 permite uma ficha de informação.

Por quanto tempo a empresa precisa guardar os registros de manutenção?

A NR-12 não estabelece prazo geral de arquivamento para todos os registros de manutenção. O prazo mínimo de cinco anos aparece no Anexo XII e se aplica à documentação dos equipamentos de guindar para elevação de pessoas tratados naquele anexo. Não se deve transformar essa regra específica em prazo geral para todas as máquinas ou inventar uma validade documental inexistente.

A inspeção que o operador faz no início do turno precisa ser registrada?

Não, essa inspeção rotineira não precisa ser registrada em livro, ficha ou sistema. O item 12.14.2 exige que o operador verifique as condições de operacionalidade e segurança no início do turno ou após nova preparação da máquina. O item 12.14.2.1 dispensa expressamente o registro formal dessa inspeção, embora a empresa possa adotá-lo como procedimento interno.

Quanto custa regularizar a documentação de máquinas em Sorocaba?

O custo depende da quantidade, complexidade e condição documental das máquinas. O levantamento precisa verificar manuais, apreciações de riscos, sistemas de segurança, registros, procedimentos e necessidade de projetos técnicos. Uma fábrica com equipamentos semelhantes exige um escopo diferente de uma planta com máquinas antigas e modificadas. A Regimec avalia o parque fabril em Sorocaba e região antes de definir o serviço.

Fontes oficiais: NR-12 (Ministério do Trabalho e Emprego) e NR-28 (Ministério do Trabalho e Emprego).